Whistleblowing

Sur notre site web, vous trouverez la nouvelle procédure Whistleblowing permettant de signaler des infractions dont vous auriez connaissance dans le contexte professionnel, conformément au Décret législatif italien n°24/2023, qui met en œuvre les dispositions de la directive européenne sur le whistleblowing (2019/1937). Urbani & HTL a mis en place des canaux de signalement qui prennent toutes les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité du lanceur d’alerte afin qu’il ne subisse pas de représailles.

Conformément aux dispositions du Décret législatif italien n° 24/2023, Urbani & HTL a mis en place son propre canal interne pour signaler les conduites, les actes ou les omissions qui portent atteinte à l’intérêt public ou à l’intégrité de l’administration publique ou d’une entité privée, en garantissant la confidentialité des personnes protégées par le décret.

Les violations des réglementations nationales ou communautaires qui portent atteinte à l’intérêt public ou à l’intégrité de l’administration publique ou d’une entité privée dont vous auriez eu connaissance dans le cadre de vos relations de travail et/ou d’affaires avec Urbani & HTL et qui consistent en les éléments suivants:
· infractions administratives, comptables, civiles ou pénales;
· conduites illicites visées par le Décret législatif italien n° 231/2001, ou violations des modèles d’organisation et de gestion qui y sont prévus;
· infractions relevant du champ d’application des actes communautaires ou nationaux relatifs aux domaines suivants: marchés publics; services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme; sécurité et conformité des produits; sécurité des transports; protection de l’environnement; radioprotection et sûreté nucléaire; sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux et santé et bien-être des animaux; santé publique; protection des consommateurs; protection de la vie privée et protection des données à caractère personnel et sécurité des réseaux et des systèmes d’information;
· actes ou omissions portant atteinte aux intérêts financiers de l’UE;
· actes ou omissions concernant le marché intérieur;
· actes ou comportements qui rendent vains l’objet ou la finalité des dispositions des actes de l’UE.

· Canal interne mis à disposition par Urbani & HTL;
· Canal externe (ANAC, Autorité nationale anticorruption de la République italienne);
· Divulgation publique (par la presse, des moyens électroniques ou des moyens de diffusion capables d’atteindre un grand nombre de personnes) uniquement si les conditions énoncées à l’art. 15 du Décret législatif italien n° 24/2023 sont remplies;
· Dénonciation aux autorités judiciaires ou comptables.

Les lanceurs d’alerte sont tenus d’utiliser le canal interne, développé conformément aux normes de sécurité les plus élevées disponibles pour garantir la protection des droits du lanceur d’alerte, sauf dans les cas expressément prévus à l’art. 6, dans lesquels le lanceur d’alerte pourra s’adresser directement à l’ANAC.

Les signalements anonymes sont autorisés par le décret, mais leur utilisation est découragée car ils entravent à la fois le dialogue avec le lanceur d’alerte et le déroulement de la procédure.

Le lanceur d’alerte est tenu de fournir tous les éléments utiles pour permettre aux bureaux compétents d’effectuer les contrôles appropriés nécessaires afin de vérifier le bien-fondé des faits faisant l’objet du signalement. À cette fin, le signalement doit de préférence contenir les éléments suivants:
· l’identité de la personne qui fait le signalement, avec indication du poste ou de la fonction exercée au sein de l’entreprise, ou d’un autre lien avec celle-ci;
· la description claire et complète des faits qui font l’objet du signalement;
· si elles sont connues, les circonstances de temps et de lieu dans lesquelles les faits ont été commis;
· s’ils sont connus, l’identité ou d’autres éléments (tels que la fonction et le service dans lequel l’activité est exercée) permettant d’identifier la personne qui a commis le(s) fait(s) signalé(s);
· l’indication de toute autre personne susceptible de rapporter les faits faisant l’objet du signalement;
· l’indication de tout document susceptible de confirmer le bien-fondé de ces faits;
· toute autre information susceptible de fournir un retour d’information utile sur l’existence des faits signalés.

Le lanceur d’alerte sera informé de la réception du signalement dans les 7 jours suivant sa réception.

· Le dialogue avec le lanceur d’alerte, à qui il sera demandé, le cas échéant, des ajouts et/ou des précisions utiles pour mieux gérer le signalement, sera maintenu;
· Les signalements reçus feront l’objet d’un suivi diligent et d’une enquête appropriée;
· Le lanceur d’alerte sera informé du résultat final dans un délai de trois mois à compter de l’avis de réception du signalement.

· L’identité du lanceur d’alerte ne peut être divulguée à des personnes autres que celles qui sont compétentes pour recevoir ou suivre les signalements;
· La protection concerne non seulement le nom du lanceur d’alerte, mais aussi tous les éléments du signalement à partir desquels l’identification du lanceur d’alerte pourrait être déduite, même indirectement;
· Le signalement est exclu de l’accès aux documents administratifs et du droit d’accès civique généralisé;
· La protection de la confidentialité est étendue à l’identité des personnes impliquées (personnes signalées) et des personnes mentionnées dans le signalement, ainsi qu’aux facilitateurs, aux personnes se trouvant dans le même environnement de travail et aux collègues de travail du lanceur d’alerte, sous réserve des mêmes garanties que celles prévues pour le lanceur d’alerte.

· Au moment du signalement ou de la dénonciation auprès des autorités judiciaires ou comptables ou de la divulgation publique, le lanceur d’alerte ou le dénonciateur avait des motifs raisonnables de croire que les informations sur les violations signalées, divulguées publiquement ou dénoncées étaient véridiques et relevaient du champ d’application objectif du signalement (art. 1 alinéa 1 du Décret législatif italien n° 24/23);
· Le signalement ou la divulgation publique a été effectué sur la base des dispositions du chapitre II du Décret législatif italien n° 24/23, c’est-à-dire à travers les canaux et aux conditions qui y sont définis.

Sous réserve des limitations spécifiques de responsabilité prévues à l’art. 20 du Décret législatif italien n° 24/23, lorsque la responsabilité pénale du lanceur d’alerte est établie, même par un jugement de première instance, pour les délits de diffamation ou de calomnie ou, dans tous les cas, pour les mêmes délits commis avec la dénonciation auprès des autorités judiciaires ou comptables, ou sa responsabilité civile, pour la même raison, en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave, les protections de la confidentialité ne sont pas garanties et une sanction disciplinaire est infligée au lanceur d’alerte ou au dénonciateur.

Le traitement des données à caractère personnel relatives à la réception et à la gestion des signalements est effectué par Urbani & HTL, en tant que responsable du traitement, dans le respect des principes européens et nationaux en matière de protection des données à caractère personnel, en fournissant des informations appropriées aux lanceurs d’alerte et aux personnes impliquées dans les signalements, ainsi qu’en prenant des mesures appropriées pour protéger les droits et les libertés des personnes concernées.

En outre, les droits d’accès, de rectification et de suppression prévus aux articles 15 à 22 du règlement (UE) 2016/679 sont garantis, sous réserve des limitations prévues à l’art. 2 du Décret législatif italien n° 196 du 30 juin 2003.

Les signalements et la documentation connexe sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour le traitement du signalement lui-même et, en tout état de cause, pour une durée non supérieure à 5 ans à compter de la date de communication du résultat final de la procédure de signalement, dans le respect des obligations de confidentialité prévues par la législation européenne et nationale en matière de protection des données à caractère personnel.

Le signalement, qu’il soit écrit ou oral, est effectué par le biais d’une plateforme dédiée, qui garantit les niveaux nécessaires de confidentialité et de protection du lanceur d’alerte et du contenu. Un entretien avec le gestionnaire peut également être demandé par l’intermédiaire de la plateforme afin de soumettre le signalement en personne.